La dificultad se encuentra en que requiere de bastante tiempo. Tiempo que no se está invirtiendo en otras tareas que también son importantes pero que son las que te producen beneficios y están relacionadas directamente con los clientes. Cuanto mayor sea la empresa, mayor volumen de información genera y almacena, con lo que se ve obligada a invertir aún más tiempo en organizar y gestionar toda su documentación.
De ahí que los sistemas de gestión documental (ECM) se hayan convertido en los últimos años en un factor clave de éxito en las empresas. Gracias a estos softwares, podemos tener todos los contenidos empresariales digitalizados y perfectamente localizados, proporcionandonos incontables beneficios.
¿Con qué plataformas ECM puedo contar?
Una de las herramientas más conocidas y que te serán más útiles es Alfresco, un ECM open source (código abierto o libre) que puedes instalar y modificar en tu propio servidor. Aunque comúnmente en el mundo empresarial se le da mayor valor a los softwares propietarios que a los de código abierto, Alfresco se ha consolidado en el mercado como una excelente alternativa frente a otros productos.
Dispone de tres versiones distintas: la versión gratuita Alfresco Community Edition, la versión de pago Alfresco One, con mayor soporte y funcionalidades y módulos disponibles, y con la posibilidad de integrarse con software comercial y propietario; y Alfresco Cloud (o en la nube), la versión SaaS o Software como Servicio, es decir, que se aloja en la nube y puedes acceder a él de forma segura, a través de cualquier dispositivo y desde cualquier lugar.
¿Por qué he de elegirlo como sistema ECM?
Con Alfresco vas a poder llevar un control exhaustivo de tus documentos y procesos, por lo que serás más productivo y eficiente en tu empresa. Este gestor de contenidos te proporcionará una enorme cantidad de ventajas:
- Posibilidad de desarrollar aplicaciones.
- Automatizar la información y agilizar todos los procesos.
- Organizar y facilitar la gestión de todo tipo de contenidos.
- Crear, compartir, publicar, archivar, escanear, capturar y eliminar documentos.
- Disponer de blogs, RSS o ‘Social Computing’.
- También pone a tu disposición un foro de soporte y resolución de dudas.
- Mejoras continuas y nuevos módulos: un ejemplo es la integración con otras aplicaciones de productividad líderes como Microsoft Office o Salesforce.
- Facilita el trabajo en equipo eliminando los obstáculos que dificultan o impiden la comunicación y la colaboración tanto interna como externamente.
- Mayor simplicidad, seguridad y control de tus documentos, ya que hará de forma más sencilla el cumplimiento y refuerzo de los requisitos y normas actuales respecto a la protección de datos de los usuarios, encargándose de gestionar y automatizar el ciclo de vida de los archivos.
- Mejora de la calidad y del servicio ofrecido.
¿Es realmente necesario para mi empresa?
Como comenté desde el principio, la gestión documental es una tarea sumamente importante. En esta era digital, las empresas están obligadas a transformarse digitalmente y adaptarse a los nuevos tiempos y a los cambios tecnológicos que se están produciendo de una manera verdaderamente vertiginosa.
Por tanto, contar con un software tan atractivo, simple, de bajo coste y que, además, te proporciona tantos beneficios como Alfresco, supone una mayor competitividad y diferenciación para las empresas, puesto que prestarán un mejor servicio a sus clientes, socios y empleados.
Definitivamente, Alfresco es la solución ideal y necesaria para cualquier empresa, no solo por ser una herramienta open source, sino por su facilidad de manejo, por su gran potencial y perspectiva de futuro, ya que se prevé que continúe creciendo y ofrezca más versiones y productos; y por su enorme capacidad de integrarse con las más grandes soluciones empresariales como SAP, Google Docs o AutoCAD.