Sistemas de Gestión Documental
Organiza, protege y accede a tu información de forma inteligente.
Qué es un ECM
Los Sistemas de Gestión Documental o Gestión de Contenido Empresarial (en inglés ECM, Enterprise Content Management) hacen referencia al conjunto de estrategias, métodos y herramientas usados para capturar, gestionar, almacenar, preservar y entregar contenido y documentos relacionados con procesos empresariales. Este tipo de herramientas y estrategias permiten la gestión de la información no estructurada, donde sea que esta se encuentre. Ejemplos de este tipo de información son: documentos electrónicos, imágenes, correos electrónicos, videos, audio, documentos escaneados, páginas web, etc.
¿Qué ofrece un ECM?
Centralización de la información
Accede a todos tus documentos desde un único lugar, sin duplicados ni pérdidas.
Mayor eficiencia operativa
Reduce tiempos de búsqueda y gestión, agilizando los procesos internos de la organización.
Colaboración mejorada
Comparte, revisa y edita documentos en equipo de forma ágil y segura.
Seguridad y control de accesos
Protege la información sensible con permisos personalizados y auditorías completas.
Cumplimiento normativo
Garantiza la conformidad con normativas legales y sectoriales mediante auditorías automáticas.
Acceso remoto y flexible
Consulta y gestiona documentos desde cualquier lugar y dispositivo, de forma segura.
Reducción de papel y costes
Digitaliza la documentación, disminuye gastos de impresión y libera espacio físico.
Control y trazabilidad
Supervisa quién accede, edita o comparte documentos, con total transparencia.
Implantación
Aunque las aplicaciones y objetivos de una implantación de un sistema de gestión documental pueden ser diferentes, en general hablamos de proyectos de cierta complejidad. A la hora de abordarlos se puede seguir alguno de los siguientes enfoques:
- Por proyecto: Utiliza la gestión documental para manejar toda la documentación referente a un proyecto interno a la compañía. Permite tener un prototipo en miniatura de lo que sería la gestión en toda la compañía.
- Por tipo de documentación: Gestiona uno o varios tipos iniciales de documentos de forma que pueda verse el valor que aporta el que estén controlados y que puedan optimizarse con mayor sencillez los flujos de trabajo necesarios durante el ciclo de vida de esos documentos.
- Por organización: plantea gestionar toda la documentación referente a un departamento.
- Por problemas: Existen problemas puntuales con la documentación durante ciertas operaciones o procesos. Soluciona dichos problemas aplicando la gestión documental a esos documentos implicados en la problemática.
Una vez decidido el enfoque, es importante seguir una metodología para asegurar el éxito de la implantación:
1
Análisis (según enfoque)
Se analizan requisitos, procesos y tipos documentales.
2
Implementación
Se instala el entorno de desarrollo, se configuran los sitios, documentos y workflows y se realizan las pruebas para asegurar que todo funciona adecuadamente, cumpliendo con los requisitos iniciales.
3
Preparación final
Se instalan los entornos productivos, se forma y se carga los datos y documentos.
4
Arranque y soporte
Se comienza a usar el sistema y se da el soporte al usuario.
Tecnologías
Desde un punto de vista tecnológico, en Itop ofrecemos la posibilidad de implantación de un sistema de gestión documental apoyándonos en Alfresco.
Alfresco
Ofrece una gestión integrada muy completa y con la opción de trabajar en la nube. Está basado en estándares abiertos con un alto grado de modularidad y rendimiento escalable. Incluye un repositorio de contenidos, un portal para gestionarlos, una interfaz para acceder al sistemas de archivos, motor de búsquedas y gestión de flujos de trabajo.
SAP S/4 HANA
SAP S/4 HANA. Es un software para la gestión empresarial (ERP) que permite a las empresas una gestión integral para administrar sus recursos humanos, financieros-contables, productivos, logísticos, etc.
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